Weniger Handarbeit
mehr Zeit fürs Geschäft

Den Preis der Umsetzung nenne ich nicht im Voraus, denn er hängt davon ab, was sie leisten soll — ich nenne ihn nach dem Gespräch, und dann ist er fest, ohne laufenden Stundenzähler. Die Technik ist eine getrennte, einmalige Sache: für den Anfang genügt meist ein Mini-PC ohne Grafikkarte, also einige hundert Euro, und er bleibt bei Ihnen. Mehr Dokumente oder schwerere KI-Modelle brauchen eine stärkere Maschine — das sage ich vor der Anschaffung, nicht danach. Die monatliche Betreuung ist freiwillig und kostet 149 € oder 349 €; was dazugehört, steht weiter unten.

Standardmäßig läuft die Lösung auf dem Server des Unternehmens oder in einer privaten Cloud in der EU. Wenn Daten das Unternehmen nicht verlassen dürfen, nutze ich lokale KI-Modelle, die ohne Versand an externe Dienste arbeiten. Externe APIs nur, wenn der Kunde bewusst zustimmt und die Art der Daten es erlaubt. Wenn ich in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeite, halten wir die dafür nötigen Vereinbarungen schriftlich fest. Ich beschreibe, wo die Daten technisch liegen und welche Dienste beteiligt sind; die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Beratung.

In Werbebeiträgen ist oft von einer „Schulungspflicht ab August 2026“ die Rede. Das ist irreführend. Art. 4 der EU-KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Seit dem 27. Juli 2026 verlangt er Maßnahmen, die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen; ein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person muss nicht garantiert werden. Die Verordnung schreibt weder ein bestimmtes Seminar vor noch sagt sie, dass eine einmalige Schulung stets genügt. Bei der Einführung dokumentiere ich die technische Einweisung und die Grenzen des Systems. Welche weiteren Maßnahmen Ihr Betrieb braucht, klären Sie mit Ihrer Rechts- oder Datenschutzberatung.

Die folgenden Angaben betreffen Deutschland. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt laut Bundesfinanzministerium grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Für das Ausstellen im inländischen B2B gelten Übergangsfristen: allgemein bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung — ihm fehlt das strukturierte Format. Wie die Daten ankommen, hängt vom Format ab: eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD legt die strukturierten Daten in ein PDF hinein. Löschen Sie die Datendatei also nicht, weil sie nach bloßer Technik aussieht — sie ist die eigentliche Rechnung. Ich prüfe den technischen Teil im Shop: welche Formate das System empfängt, erzeugt und an die Buchhaltung übergibt. Mit Shops arbeite ich seit Jahren, und dort steckt meist die eigentliche Arbeit. Welche Frist oder Ausnahme für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung — ich berate weder steuerlich noch rechtlich.

Davon hängt ab, ob das Ganze gelingt, also gehört es für mich zur Arbeit und nicht zum Extra. Ihr Team bekommt einen Bildschirm, der aussieht wie eine normale App — ein Feld für die Frage, ein Formular oder einen Chat. Kein Panel für Fachleute. Ich gehe das in Ruhe mit den Leuten durch und lasse eine kurze Anleitung auf Deutsch da, im Preis enthalten. Die technische Seite nehme ich auf mich, in den Stunden des gewählten Pakets; fällt mehr an, nenne ich den Preis, bevor ich etwas mache.

In der ersten Woche sprechen wir, und Sie bekommen schriftlich 1–3 Ideen — oder ein ehrliches „hier gibt es nichts zu tun“. In der zweiten zeige ich die erste lauffähige Version live, sofern ich die Zugänge bekomme und die Daten in brauchbarem Zustand sind. Einen Termin verspreche ich nicht, bevor ich das gesehen habe; zieht sich etwas, sage ich es sofort. Vor der Zusage zum kostenpflichtigen Teil können Sie ohne Verpflichtungen aussteigen.

Den Termin nenne ich, nachdem ich die Daten, die Zugänge und die Programme gesehen habe, die verbunden werden sollen — vorher wäre es geraten. Was ich vorab sagen kann: Beim KI-Assistenten steckt die meiste Arbeit im Aufräumen der Dokumente, nicht in der KI selbst. Ich starte immer mit einem kleinen Umfang, der sich schnell im Alltag prüfen lässt, und baue erst danach aus.

Zuerst ordnen wir die Dokumente: Anleitungen, PDFs, System-Exporte, E-Mails oder ein internes Wiki. Dann baue ich einen Index, mit dem das System den richtigen Abschnitt findet, auch wenn die Frage andere Wörter nutzt als das Dokument. Erst danach formuliert das KI-Modell eine Antwort und zeigt die Quellen an. Technisch heißt dieses Prinzip RAG, für den Nutzer soll es aber einfach wirken: fragen, Antwort erhalten, Quelle prüfen.

Eine Suche zeigt passende Dokumente an — wie ein internes Google, nur mit Verständnis für die Bedeutung der Frage, nicht nur für einzelne Wörter. Ein KI-Assistent geht einen Schritt weiter: Er liest die gefundenen Stellen und formuliert daraus eine kurze Antwort. Oft ist es sinnvoll, mit der Suche zu starten, weil man schnell sieht, ob die Dokumente gut genug geordnet sind.

Ich fange bei dem an, was heute passiert: Woher kommen die Daten, wer tippt sie ein, wer wartet auf das Ergebnis? Dann verbinde ich die vorhandenen Programme so, dass sie die immer gleichen Schritte selbst erledigen. Am wichtigsten ist, was bei einem Fehler passiert: Klappt etwas nicht, muss das System jemanden benachrichtigen und darf nicht still stehen bleiben. Zum Schluss bekommen Sie Unterlagen und ich übergebe Ihnen das Ganze.

Müssen Sie nicht. Sie sollen etwas bekommen, das läuft, dazu eine Beschreibung und die klare Angabe, wer wofür zuständig ist — die Namen der Werkzeuge dürfen Sie getrost überspringen. Ich suche sie zum Problem, nicht umgekehrt, und nehme solche, für die keine Lizenz zu zahlen ist. Sollte das jemand später von mir übernehmen, findet er in der Dokumentation die vollständige Liste: Open-Source, unter anderem Docker, Postgres, n8n, Prometheus und Grafana.